Contabilidad por internet

Desde tiempos inmemoriales las personas han llevado un conteo de sus pertenencias, sabían lo que poseían y cuidaban que nada faltara, se perdiera o les fuera arrebatado. Con el paso del tiempo, el desarrollo intelectual del hombre y el crecimiento de la sociedad, muchas personas llegaron a tener muchas más posesiones de las que podían contar y recordar con la mente por lo que comenzaron a hacer registros de sus pertenencias.

Los seres humanos comenzaron a contabilizar sus animales, sus cultivos, las prendas que tejían y los muebles que armaban; posteriormente se comenzaron a registrar los trueques que hacían con otras personas para conocer sus ganancias y saber quién les adeudaba o a quién le debían algo. Al avanzar en la historia se ve de manera cada vez más frecuente el registro contable, y sobre todo financiero, de las personas, reyes, emperadores, gobernantes, señores feudales, hacendados, comerciantes, etcétera.

Incluso el gobierno comenzó a llevar los registros contables de sus propiedades, pero no sólo eso, pues también comenzó a llevar un registro sobre la recaudación de impuestos de sus gobernados, de esta manera tenía control sobre esta información y sabía qué contribuyente pagaba sus impuestos y quién no y podía acudir a los domicilios directamente con los contribuyentes para solicitar el cumplimiento de sus obligaciones. Gracias a la contabilidad, la recaudación de impuestos por parte de las autoridades se facilitó y se comenzaron a realizar prácticas muy similares a las que se ven hoy en día.

Fue hace miles de años cuando se comenzó a registrar la información financiera en tablillas de arcilla o barro, luego se pasó al papiro, al pergamino, al papel y así hasta llegar a nuestra época y al registro digital. Por eso, debido al avance de la tecnología y a la era digital en la que vivimos, no es sorpresa que hoy en día se lleve a cabo la contabilidad por internet.

Toda persona física o moral tiene la necesidad de llevar un registro contable de las operaciones de su negocio para tener el control de éste y conocer su estatus financiero, además de ser una obligación, pues las autoridades fiscales requieren que toda empresa tenga un registro contable con el que pueda comprobar sus actividades y utilizar como base para el cálculo, pago y declaración de impuestos.

Muchas empresas, sobre todo las grandes entidades, cuentan con un departamento de contabilidad e incluso utilizan sistemas informáticos que se encargan de registrar, analizar y reportar las operaciones de la organización. Sin embargo, no todas las organizaciones cuentan con un área contable ni sistemas automatizados, sobre todo las pequeñas y medianas empresas.

Para estos casos la contabilidad por internet es una excelente opción. Las PyMEs suelen contratar contadores independientes, firmas o despachos de contadores para que lleven sus registros contables, pero en ocasiones estos servicios pueden resultar caros e implican una gran pérdida de tiempo por el largo proceso que requiere reunir la documentación e información necesaria y llevar a cabo los análisis correspondientes.

Llevar la contabilidad por internet, por otra parte, ofrece muchas ventajas a los negocios y empresas. La primera y más obvia es, por supuesto, el ahorro de dinero, tiempo y esfuerzo, ya que este tipo de servicios suele ser menos costoso que la contratación de una firma o despacho; al realizarse todo de manera automatizada se ahorra todo el tiempo que requiere una persona para analizar los registros y la dedicación que esto conlleva.

Al tener los registros contables en formato electrónico el acceso a la información financiera se vuelve más fácil y práctico. El control de los gastos, el cálculo y pago de sueldos y salarios, impuestos y cuotas patronales, la generación de reportes, estadísticas, proyecciones, etcétera, todos estos procesos se vuelven más sencillos y rápidos al llevar los registros contables de forma digital y el control de la información se facilita de manera considerable.

Es necesario considerar que el SAT (Sistema de Administración Tributaria) ha implementado nuevas estrategias de recaudación fiscal, por ello muchos de los trámites que se realizan ante las autoridades fiscales se pueden llevar a cabo de manera electrónica, al igual que la emisión de documentos como facturas, recibos, estados de cuenta, entre otros. De hecho las instituciones financieras y bancos están ya obligadas a registrar toda la información de sus usuarios de manera digital y proporcionar dicha información al SAT. Lo mismo sucede con las tiendas y organizaciones que emiten facturas electrónicas, la información automáticamente se registra en la plataforma del SAT.

Pudiese parecer una desventaja que esta instancia conozca toda la información de una empresa y ésta siempre esté bajo el escrutinio de las autoridades fiscales, sin embargo, desde un punto de vista positivo, esto puede resultar en una ventaja, pues el contribuyente está obligado a mantener su documentación completa y en orden, a llevar sus registros contables al día y realizar el cálculo, pago y declaración de impuestos de manera oportuna y correcta.

Por todo lo anterior, la contabilidad por internet es una herramienta muy útil hoy en día e incluso necesaria, pues con ella se puede llevar el registro contable de la empresa, el control de las finanzas y el control de las actividades y obligaciones fiscales. Quizás para las grandes empresas sea mucho más práctico y efectivo llevar la contabilidad de manera tradicional o con sistemas diseñados para empresas de gran tamaño, pero para las PyMEs es un hecho que este tipo de opciones son mucho más adecuadas, sobre todo si no cuentan con un departamento encargado del área.

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