Facturación electrónica: Información Importante

La facturación electrónica se volvió obligatoria desde el 2014, cuando el Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció que todos los comprobantes fiscales deberían ser digitales.

El paso de los esquemas de facturación anterior al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o factura electrónica tiene muchas ventajas tanto para el SAT como para los contribuyentes  y en Contabilízate te decimos cuáles son y qué opciones tienes para poder cumplir con lo establecido por la ley y hacer tus facturas electrónicas de manera completamente legal.

Como sabes, una factura es un documento que sirve para comprobar una compra o venta de un servicio o bien e incluye la información de quien pone a la venta tal bien o servicio y de quien lo compró. La función de este documento es constar la operación comercial y ante el Servicio de Administración Tributaria es necesario pues mediante él un contribuyente comprueba en qué gastó sus ingresos, es decir, es un requisito para llevar a cabo la declaración de impuestos.

Tradicionalmente las facturas se imprimían en papel y para garantizar su validez tenían que incluir el nombre del particular o empresa que compra o vende el bien o servicio, el tipo de servicio o producto que se vendió o compró, su precio, el total de las piezas adquiridas y los impuestos aplicables.

Bajo este esquema de facturación cada vez que acudías a hacer tu declaración mensual o anual tenías que llevar contigo todas las facturas de los productos y servicios que hubieras adquirido durante el lapso correspondiente, esto con la finalidad de comprobar tus gastos y pagar sólo el monto de los impuestos correspondientes. Sin duda alguna, guardar y ordenar todas las facturas que hubieras acumulado era una tarea complicada, pues fácilmente se podía traspapelar algún comprobante, ocupaban mucho espacio y por el material en que estaban impresos podían dañarse y perder su validez.

Afortunadamente a partir del año 2011 se comenzaron los cambios hacia la era digital para la declaración de impuestos y aparecieron las facturas electrónicas, comprobantes que tienen la misma función que una factura convencional e impresa pero que resultan mucho más prácticos y seguros. Con la facturación electrónica el SAT puede tener un mejor control sobre la información y los contribuyentes ya no nos tenemos que preocupar por perder alguna factura o acumular pilas de papel hasta el momento de hacer nuestra declaración de impuestos.

Las facturas electrónicas se pueden generar de diferentes maneras y es una obligación tanto de quienes ofrecen productos y servicios como de quienes los adquieren, hacer el proceso correspondiente para comprobar la transacción ante el Servicio de Administración Tributaria. El uso de factura electrónica o Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

• Mejora la eficiencia del proceso disminuyendo la intervención manual necesaria para emitir las facturas impresas.
• Elimina costos de papel, impresión, almacenamiento, envíos por mensajería y consumibles como tóner para impresoras, faxes y fotocopiadoras, sellos, sobres, papel, cajas y folders para almacenar, etc.
• Aumenta la seguridad de los documentos. Los archivos electrónicos que se generan tienen códigos de seguridad que evitan falsificación y protegen tanto al contribuyente como al SAT. La firma electrónica certificada es uno de estos elementos que hacen de las facturas electrónicas documentos muy seguros.
• Ahorra tiempo. Las facturas electrónicas se generan muy rápido y se entregan al instante a su destinatario.
• Los procesos de auditoría se vuelven mucho más sencillos.
• Puedes acceder a tus facturas desde cualquier computadora con conexión a internet sin necesidad de instalar software especial, sólo necesitas de un navegador web.
• Es amable con el medio ambiente, pues no se desperdicia papel ni se utilizan tintas para imprimir ni tóner, que emiten gases nocivos a la atmósfera.

Como puedes ver, son muchas las ventajas de esta nueva modalidad de facturación y además el proceso para obtenerlas es muy sencillo. Para expedir facturas electrónicas (CFDI) tienes que tramitar un Certificado de Sello Digital (CSD) con tu FIEL (Firma Electrónica Avanzada) vigente en el sitio oficial del SAT. Una vez que tengas el Certificado de Sello Digital tienes tres opciones para hacer la facturación electrónica:

• Utilizar las herramientas de generación gratuita en el portal del SAT.
• Utilizar la aplicación Mis Cuentas desde cualquier dispositivo móvil.
• Contratar a un proveedor de facturas electrónicas autorizado, como Contabilízate.

Al elegir el servicio de facturación electrónica de Contabilízate tendrás acceso al sistema más intuitivo y fácil de usar que te permitirá personalizar tus CFDIs, desde facturas, recibos de nómina, notas de crédito, recibos de honorarios, de arrendamiento, de donativo y cartas porte. En Contabilízate sólo pagas las CFDIs que necesites y no cobramos cargos extra por licencias ni actualizaciones. Además nuestro sistema tiene los mejores estándares de seguridad para resguardar tus datos y tus facturas quedan respaldadas por 5 años.

Las facturas electrónicas de Contabilízate están timbradas por un Proveedor Autorizado de Certificación por lo que tendrás la seguridad de que cumplen con todos los requisitos establecidos por la ley y se guardan en la nube, por lo que no tendrás que descargar ningún tipo de software ni guardarlas en tu computadora: puedes acceder a ellas cuando lo desees desde donde sea que te encuentres.

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