Dudas generales sobre los recibos de nómina electrónicos

Desde el 2014, el Sistema de Administración Tributaria implementó una serie de cambios en materia fiscal, específicamente sobre algunas obligaciones y procedimientos a realizar. A pesar de que ya han pasado dos años, muchos contribuyentes aún tienen muchas dudas acerca de los procedimientos correctos a seguir para cumplir con sus obligaciones.

Uno de los procedimientos que más dudas han generado es el de la emisión de los comprobantes fiscales, los requisitos, el timbrado, los detalles, la información que deben contener, los tiempos y demás dudas. Como la empresa revolucionaria y experta en contabilidad electrónica y comprometida con los clientes que es, Contabilízate responderá a continuación las dudas más importantes que tienen muchos contribuyentes respecto a la emisión electrónica de los recibos de nómina.

Pero antes de responder estas dudas, es necesario aclarar que la emisión electrónica de comprobantes fiscales es una obligación para todos los patrones desde el 1 de enero de 2014, estos documentos deben emitirse en formato CFDI (Comprobante Fiscal Digital a través de Internet) que incluye un documento en PDF y otro en XML y son los únicos que serán aceptados por el SAT.

¿Quién está obligado a emitir y certificar estos comprobantes ante el SAT?

No existe una distinción, el patrón siempre está obligado a emitir y entregar comprobantes fiscales de percepciones a sus trabajadores y emitirlos en formato digital; por su parte, emitir el comprobante de manera física no es obligatorio.

La implementación de este cambio se debe en gran medida a que la emisión de comprobantes fiscales por medios electrónicos ofrece al SAT la oportunidad de tener mayor información sobre los contribuyentes y que esta sea más fácil de registrar y procesar, de tal manera que la recaudación fiscal se incremente y el control de la información sea mayor.

¿Existen instituciones o empresas autorizadas para emitir los comprobantes fiscales?

Sí. Las empresas autorizadas para la emisión de CFDIs son llamadas Proveedores Autorizados de Certificación o PACs. Estas empresas han sido autorizadas por el SAT para llevar a cabo la tarea de emitir todo tipo de comprobante fiscal.

A este respecto es importante que las empresas y empresarios se aseguren de acudir con un PAC para la emisión de estos recibos, pues en caso que el comprobante sea emitido por una empresa no autorizada, este será inválido. Cabe mencionar que la misma empresa puede emitir sus recibos de nómina o cualquier otro comprobante fiscal, pero para ello tiene que tramitar la Firma Electrónica Avanzada (FIEL), el Certificado de Sello Digital vigente y hacerlo desde la opción electrónica que ofrece el SAT.

¿Hay un monto específico para el timbrado de los recibos?

No. Sin excepción todos los comprobantes de pago de sueldos y salarios deben estar timbrados, sin importar montos, fechas, puesto del trabajador, ni conceptos incluidos.

¿Qué hacer cuando los conceptos de la empresa no coincidan con los del SAT?

Lo recomendable es tratar de homologar los conceptos que se utilicen en los comprobantes para que no existan confusiones o inconvenientes, sin embargo, cuando exista algún concepto que no esté contemplado o no coincida, se debe verificar con el SAT para determinar en qué rubro se puede incluir dicha percepción o deducción o si es posible que se tome en cuenta tal cual como se registra en el comprobante.

Adicional a esto, se debe mencionar que el SAT ha contemplado estas situaciones y por ello ha ampliado la lista de conceptos aceptados y es posible que agregue más conceptos a la lista en el futuro. El requisito principal para aceptar y agregar un concepto es que se trate de una percepción o deducción justificable y real para las operaciones de la empresa.

Por supuesto, los PACs tienen integrados todos los conceptos y tienen actualizados sus sistemas y programas, por lo que no habría problema alguno cuando la emisión de los comprobantes se lleve a cabo.

¿Se deben ingresar todos los datos que el sistema requiere?

Todos los PACs desarrollan su propio sistema y en este ingresan los campos que el SAT requiere, pero también suelen agregar nuevos campos. En este sentido los datos solicitados y exigidos por el SAT deben proporcionarse siempre y sin inconvenientes, pues se trata de información que todo patrón tiene y puede ingresar sin problemas.

En lo que se refiere a los campos adicionales, se trata de datos importantes y de utilidad, pero no imprescindibles, por lo que no es necesario ingresar la información. En algunos casos incluso se trata de conceptos que solo manejan algunas empresas.

¿Siempre se debe entregar copia de los recibos de nómina al empleado?

Sí. Es obligación del patrón entregar el comprobante de percepciones y deducciones de un periodo a sus empleados. El comprobante puede ser entregado de forma física (impreso) o también de manera electrónica según las necesidades y preferencias del empleado y el patrón. Entregar el recibo de forma impresa tiene la ventaja que el empleado lo puede firmar y de esta manera confirma su conocimiento y conformidad con lo expresado en el comprobante.

¿Se deben emitir los comprobantes el mismo día de pago?

No es necesario que la emisión del comprobante y el pago se lleven a cabo el mismo día, siempre y cuando se emita un CFDI para cada pago y que este cuente con los requerimientos establecidos por el SAT.

¿Un recibo de aguinaldo, reparto de utilidades o finiquito se emite de la misma forma?

Un recibo por concepto de aguinaldo, liquidación o finiquito, o bien, reparto de utilidades (PTU) también debe emitirse en formato CFDI, timbrado y con los conceptos correspondientes y requeridos por el SAT. Estas han sido las dudas más frecuentes que han expresado muchos de los contribuyentes y por ello Contabilízate se dio a la tarea de responderlas para facilitar el entendimiento y cumplimiento de las obligaciones por parte de las empresas y empresarios.

Únicamente queda agregar que está a disposición de todos los interesados el sistema Contabilízate, con el que cualquier empresario o empresa puede llevar a cabo su contabilidad de forma electrónica y emitir sus comprobantes fiscales digitales.

Con el sistema Contabilízate, los contribuyentes pueden dormir tranquilos.