Los documentos y comprobantes fiscales son de gran importancia para cualquier empresa, pues estos son las base para el cálculo y comprobación de gastos e ingresos, así como el pago de impuestos. Pero no solo eso, toda empresa está obligada a emitir este tipo de comprobantes, por lo que las facturas, notas, recibos de nómina, arrendamiento y honorarios son una obligación rutinaria para las organizaciones.
Pero estos documentos no son solo una hoja o pieza de papel con datos generales. Los datos que estos comprobantes contienen son de gran utilidad tanto para el emisor como para el receptor y por ello es que el Sistema de Administración Tributaria (SAT) exige que los comprobantes tengan determinados datos de manera obligatoria.
En el caso específico de la nómina, los comprobantes emitidos son la prueba de que existe una relación laboral entre el patrón y el trabajador y que este recibe una remuneración económica a cambio de realizar determinadas labores en la empresa.
A pesar de ser un documento que se emite con regularidad, es muy común que tanto el empresario como el trabajador no conozcan la utilidad del comprobante y de los datos que este contiene. Conocer y entender de manera detallada y clara la información, datos y cantidades que contiene un comprobante de nómina, al igual que los criterios que se utilizan para llevar a cabo el cálculo del sueldo, las percepciones, deducciones, impuestos retenidos, incentivos, etcétera, es esencial para las finanzas de patrón y trabajador.
De manera normal, las empresas suelen emitir estos comprobantes cada semana, catorcena, quincena o mes, dependiendo del periodo de pago que haya sido establecido y acordado por ambas partes. Los primeros datos que el comprobante debe contener son los datos generales tanto del patrón (empresa) como del trabajador.
En este comprobante se deben informar todas las percepciones que recibe el trabajador, es decir las horas y días que trabajó el empleado y el monto que se le pagará por este tiempo de trabajo. De la misma forma en el área de percepciones se debe incluir el monto por el séptimo día.
La prima dominical (en caso que el trabajador haya laborado en domingo), la prima vacacional (en caso de haber tomado vacaciones) y montos adicionales que el trabajador pudiese percibir como bonos o incentivos por productividad o compensaciones.
En lo que a deducciones se trata, los recibos de nómina deben informar sobre los impuestos retenidos al trabajador como el Impuesto Sobre la Renta (ISR), aportaciones a la Administradora de Fondos para el Retiro (AFORE) y las cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
En caso que el trabajador haya solicitado créditos a instituciones como el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) o el Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT), las deducciones correspondientes también deben aparecer en el comprobante.
De igual forma otras deducciones más particulares deben ser incluidas. Por ejemplo, descuentos por comedor y servicios proporcionados por la empresa, fondos de ahorro, aportaciones sindicales y otros conceptos. Pero, ¿cuál es la utilidad de toda esta información? Muchos trabajadores no conservan estos documentos y quienes lo hacen no tienen una razón clara para ello, excepto la comprobación de una relación laboral. Por su parte, algunos patrones emiten estos comprobantes principalmente por obligación y no le dan gran importancia a la información contenida.
Tanto para el trabajador como para el patrón es importante conocer el sueldo base percibido por el empleado, los días trabajados y las fechas exactas para así realizar cálculos de algunas prestaciones como las primas vacacionales, el aguinaldo, el pago de incapacidades y el pago por Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU). Todos estos, por cierto, conceptos que también aparecen en estos comprobantes o que se registran en recibos independientes para el concepto, sobre todo cuando se trata del aguinaldo o el reparto de utilidades.
De la misma forma, estos comprobantes son de gran utilidad para ambas partes, al momento de calcular algunas deducciones, pero sobre todo para el patrón (empresa) al momento de reportar los impuestos retenidos, las cuotas de IMSS y las aportaciones patronales hechas al INFONAVIT.
Cabe mencionar que el hecho de que los recibos de nómina deban ser emitidos de manera obligatoria de manera digital en formato CFDI (Comprobante Fiscal Digital a través de Internet) obliga a las empresas a ser mucho más cuidadosos y detallistas con la emisión de estos documentos.
Un par de ejemplos respecto a la utilidad de los datos que se incluyen en estos comprobantes es el del pago de las incapacidades y primas vacacionales. Si el empleado está afiliado al IMSS y este sufre un accidente o padece una enfermedad que lo incapacita, el trabajador tiene derecho a percibir un subsidio del 60% de su salario a partir del cuarto día de incapacidad, subsidio que es aportado por el IMSS.
Para el cálculo de este subsidio se utiliza el sueldo base reportado en los comprobantes de nómina del empleado. La prima vacacional es otra prestación de ley cuyo porcentaje mínimo a pagar es del 25% sobre el sueldo base. Nuevamente el mismo dato es requerido para el cálculo.
Para las empresas estos comprobantes son de suma importancia para comprobar el cumplimiento de sus obligaciones como patrón, ya sea que se trate del pago del sueldo o de las retenciones fiscales. Sea cual sea el caso, es importante que tanto el patrón como el trabajador conozcan, entiendan y le den la importancia debida a los recibos de nómina.
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