Contabilidad por internet

Nuestro país está viviendo una verdadera revolución en cuanto a cumplimiento tributario se refiere. Comenzando hace unos años con la introducción de la facturación electrónica, al día de hoy el SAT cuenta dentro de su estrategia para elevar la recaudación fiscal con varias herramientas como cruce automático de transacciones con estados bancarios, reporte de transacciones en tiempo real (facturación electrónica) y contabilidad electrónica, entre otras.

Estos requisitos, que parecieran complicar todavía más la vida del contribuyente, en realidad pueden ser herramientas poderosísimas que faciliten los negocios y la presentación y el pago de impuestos, en especial cuando se hace uso de otras tecnologías y servicios de empresas privadas, como lo es el caso de la contabilidad por internet.

Este tipo de sistemas consisten en hacer uso de la red para transmitir la información fiscal del contribuyente y calcular las obligaciones con ayuda de herramientas tecnológicas. Esta información puede ser recibida por un contador (si actualmente envías tus facturas a tu contador por mail ya has dado el primer paso!), por un sistema automatizado o una mezcla de ambas, y en turno la información debe ser procesada, revisada y finalmente presentada ante el SAT. En algunos países en donde la autoridad tributaria ha fomentado el uso de este tipo de tecnologías, como en EUA, más del 90% de las declaraciones se presentan de forma electrónica y por internet.

Las ventajas más claras de hacer uso de la contabilidad por internet son el ahorro de tiempo y dinero. Al enviar toda la “papelería” (facturas y recibos) de forma electrónica, evitamos desplazarnos. Por otro lado, estos servicios por lo general son mucho más económicos que los de un contador tradicional (es muy sencillo, mientras que un contador tiene el tiempo limitado, las herramientas automáticas pueden procesar miles y miles de declaraciones). En mi opinión, los beneficios más importantes de llevar la contabilidad en línea van mucho más allá del tiempo y dinero ahorrados.

En primera instancia, utilizar un sistema te obliga, literalmente, a ser ordenado con tu papelería fiscal (algo que casi nadie puede presumir de serlo). Piénsalo de esta forma: El sistema no puede calcular tus impuestos a menos de que hayas cargado toda tu documentación al portal. Esto es una gran ventaja porque tu papelería se encuentra respaldada de forma segura en servidores en la nube y ordenada de forma que puedes acceder a cualquier documento requerido en segundos.

Otra ventaja importante que te otorga, es la certeza de que el sistema está considerando todas las leyes fiscales, es decir, es propenso a menos errores en el cálculo de impuestos que si lo hiciera un humano de forma manual. Obviamente para que esto suceda, el usuario es responsable de que la documentación sea correcta y capturada a tiempo. Dicho esto, en mi opinión prefiero usar servicios que adicionalmente a la herramienta automática cuentan con un contador profesional que revise mi documentación, de esta forma garantizo que no cometí ningún error y de esta forma no me tengo que preocupar por el SAT, al fin de cuentas, quitarme la preocupación del SAT es la razón principal por la cual decidí migrar a la contabilidad por internet.

Adicional a estas ventajas de seguridad, riesgo, tiempo y dinero existen otros beneficios menos críticos pero igualmente importantes. Al capturarse toda la información fiscal de los usuarios: ingresos, gastos, tiempos, etc. Los sistemas pueden ayudarte a generar reportes y estadísticas que te ayudan a entender mejor el comportamiento de tus finanzas y hasta cierto punto, mejorarlas.

Por ejemplo puedes identificar gastos recurrentes que pudieran reducirse, o meses en los cuales tus clientes se atrasan en pagar y anticipar la necesidad de efectivo. Acuérdate que el primer paso para mejorar es empezar a medir! El último beneficio que para mi gusto es importantísimo es la posibilidad de obtener mejor financiamiento de parte del banco al mostrar una documentación completa, creíble y ordenada.

Los bancos requieren conocer de tu situación financiera a detalle para otorgarte créditos (desde tarjetas de crédito hasta hipotecas), en medida que puedas demostrar que eres responsable y ordenado en el manejo de tus finanzas mejores tasas podrás obtener. Para ellos todo es importante, desde cuanto tardas en cobrar a tus clientes hasta el pago puntual de impuestos (un reflejo de que serás puntual con el banco también).

Por otro lado, desde mi perspectiva los contadores o despachos contables también deberían invertir en sistemas que ayuden a llevar las contabilidades más sencillas, pues siendo sinceros, los contadores no ganan atractivos retornos por llevar la contabilidad de personas físicas. Muchas veces deciden hacer ese tipo de trabajos por forjar una relación de largo plazo pero el verdadero interés es poder llevar la contabilidad de personas morales (empresas), ¿por qué? Simplemente porque las empresas requieren mayor tiempo y requieren de estrategias fiscales, actividades en las que los contadores realmente agregan un valor enorme y por las cuales pueden cobrar sumas muy atractivas.

No es el mismo caso para las personas físicas, en donde la ley acota mucho el margen de maniobra y es donde hace sentido hacer uso de herramientas automátizadas para realizar las tareas más sencillas. El poder apoyarse en herramientas automáticas de contabilidad permite a los contadores brindar un mejor servicio a sus clientes sin distraer sus actividades de mayor valor y por las que cobran más.

Te invito a que pruebes las ventajas de llevar tu contabilidad por internet, estoy seguro de que una vez que pierdas el miedo inicial no volverás a considerar si quiera llevarla “a la antigüita”. Esta modalidad de calcular y presentar impuestos es lo que el SAT está empujando por lo que es algo que ha llegado para quedarse. Es mejor aprender temprano y empezar a disfrutar de todos estos beneficios.