Recibos de nómina

Día a día el mundo crece, la población aumenta y las empresas se expanden, lo cual implica que éstas deben tener un gran número de empleados tanto formales, de planta y provisionales como asesores o prestadores de servicios externos para cubrir todas las necesidades laborales que tenga la empresa y mantenerla funcional, competitiva y en constante crecimiento.

Contar con trabajadores es una necesidad básica para toda empresa e incluso pequeños empresarios, y para toda persona es necesario contar con un trabajo, por lo tanto, es común que las empresas tengan un equipo de trabajo y empleados que le dan solidez a la entidad y a su vez los trabajadores tienen un medio para subsistir. Desafortunadamente, como en cualquier aspecto de la vida humana, siempre es posible que surjan conflictos entre empleados y empleador, diferencias que muchas veces llegan a instancias legales. Por ello es importante, tanto para el trabajador como para el empleador contar y entregar recibos de nómina.

Estos documentos son la prueba física o digital de que una persona está recibiendo una remuneración económica a cambio de una actividad realizada en la empresa, además de hacer constar que existe una relación laboral entre el empleado y la entidad, pues además del sueldo y nombre del trabajador, estos recibos muestran la fecha, el puesto, horario, impuestos retenidos y datos generales tanto de la empresa como del trabajador. En pocas palabras, son documentos que dan formalidad a la relación laboral (además del contrato) y sobre todo al intercambio de servicios laborales por dinero.

Cabe destacar que para certificar la validez del documento, éste debe estar firmado o sellado tanto por el patrón como por el empleado, lo que confirma que el sueldo ha sido pagado como se indica en el recibo.

Los recibos de nómina son documentos importantes para ambas partes. Por ejemplo, cuando un empleado tiene un conflicto con la empresa, es despedido de manera injustificada o renuncia y se le da una liquidación o finiquito que no corresponde, el empleado puede acudir a las instancias correspondientes para solicitar el pago justo por los servicios prestados, para ello se requieren estos documentos, pues sirven como comprobantes del sueldo base recibido, de la antigüedad y de la relación laboral. En casos menos complicados, estos documentos son útiles como comprobantes de ingresos ante bancos o instituciones financieras, como comprobantes de empleo o para realizar aclaraciones ante instituciones de seguridad social e incluso autoridades fiscales.

En el caso de las empresas estos documentos posiblemente tengan una mayor utilidad. Al igual que sucede con los trabajadores, los recibos de nómina le sirven a una empresa como comprobantes del cumplimiento de sus obligaciones como patrón, sobre todo en caso de demanda del trabajador. Pero esta documentación también es parte de la información financiera y fiscal que toda empresa debe tener en regla para su contabilidad y, en caso de ser necesarios, para auditorías.

Un contador que lleva el registro de operaciones financieras de una empresa o empresario requiere invariablemente de estos comprobantes para llevar a cabo sus labores, pues el pago de sueldos y salarios es uno de los gastos más considerables para una entidad. Adicional a esto, es necesario recordar que los patrones realizan la declaración de impuestos de sus empleados, por lo tanto estos recibos son de suma importancia para comprobar que dichas declaraciones hayan sido efectuadas de manera correcta, sin omisiones y en tiempo. De la misma manera, cuando se lleva a cabo una auditoría, estos comprobantes son requeridos para confirmar que los sueldos y salarios reportados coincidan con lo realmente pagado a los trabajadores.

Pero el cálculo de los sueldos y salarios es otra cuestión a destacar, pues no es tarea sencilla, ya que se requieren de varios datos para llevar a cabo el cálculo y de alguien que realice dichas operaciones, específicamente un contador o un sistema informático que haya sido diseñado específicamente para el cálculo de estos conceptos. El método que se utilice para esto depende mucho del tamaño de la empresa, el número de empleados e incluso el presupuesto destinado a esta tarea.

Hoy en día, algunas empresas emiten estos comprobantes de manera digital y son aceptados por las autoridades fiscales, pues de esta manera se facilita el control fiscal y la documentación y registro de estas operaciones, además de haber razones ecológicas y económicas para la emisión digital de estos documentos. Algunos softwares incluso, además de calcular los montos, también emiten los recibos con las características requeridas.

Respecto a este último punto, es necesario mencionar que los recibos de nómina, además de ser una herramienta muy útil para llevar la contabilidad de una empresa, son un requisito legal para cualquier empresa, por lo tanto tienen un modelo o formato establecido, es decir, las autoridades laborales y fiscales establecen qué datos deben contener, los periodos mínimos o máximos de emisión, la forma de entrega y de pago e incluso el tiempo que una empresa o empleado debe conservarlos para cualquier aclaración o requerimiento.

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